Zugang für die Verwaltungen zum Zentralen Strafregister

Bestimmte lokale, föderale oder regionale Verwaltungsbehörden benötigen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten aus dem  Strafregister, und können unter bestimmten Bedingungen direkten Zugang zum zentralen Strafregister erhalten (Art. 594 Strafprozessgesetzbuch). 

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie als befugter Mitarbeiter Zugang zum Zentralen Strafregister erhalten und was dieser Zugang konkret bedeutet. 

  1. Was beinhaltet der direkte Zugang?
  2. Grundvoraussetzungen für den Zugang
  3. Ablauf des Antragsverfahrens
  4. Anlagen

Was beinhaltet der direkte Zugang?

Wenn der Zugang gewährt wird, können autorisierte Personen der Verwaltung: 

  1. Personen im CJCS-Programm suchen;
  2. zu diesem Zweck einen bestimmten Auszugstyp anfordern. Die Zustellung erfolgt gemäß Artikel 594 Strafprozessgesetzbuch und entspricht den geltenden Vorschriften über die Löschung und Nichtveröffentlichung von Verurteilungen. 

Es wird also niemals Zugang zu den im Zentralen Strafregister registrierten Daten der betreffenden Person gewährt.

In den meisten Fällen erhalten Sie oder der Antragsteller den Auszug in einer elektronisch gesicherten PDF-Datei sofort oder spätestens innerhalb von 24 Stunden nach der Antragstellung. In einigen Fällen, insbesondere wenn die Akte unvollständig ist, ist eine manuelle Bearbeitung durch einen Mitarbeiter des Zentralen Strafregisters erforderlich, was zu einer längeren Bearbeitungszeit führen kann. 

Sie können den Status Ihrer Akte über das CJCS-Programm einsehen. Seien Sie also geduldig und reichen Sie den Antrag nicht erneut ein, solange er noch anhängig ist, damit Sie die Dienststelle nicht unnötig mit identischen Fragen belasten. 

Grundvoraussetzungen für den Zugang

In erster Linie muss die Verwaltungsbehörde stets über Folgendes verfügen:

  • eine gesetzliche oder behördliche Rechtsgrundlage, aus der eindeutig hervorgeht, dass die Kenntnis der strafrechtlichen Vorgeschichte der Personen, auf die sich die Verwaltungsmaßnahmen, für die diese Stellen zuständig sind, beziehen, für die Anwendung der Rechts- oder Verwaltungsvorschriften notwendig und unerlässlich ist;
  • als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme muss gemäß Art. 594 des Strafprozessgesetzbuchs der Zugang der betreffenden Behörde zu den Strafregisterdaten durch ein königliches Dekret festgelegt werden, das im Ministerrat beraten wurde und bezüglich dessen die Stellungnahme der Datenschutzbehörde (GBA) eingeholt wurde. Zu diesem Zweck kann der bestehende Königliche Erlass vom 19. Juli 2001 über den Zugang einiger öffentlicher Verwaltungen zum Zentralen Strafregister oder ein gesonderter Königlicher Erlass verwendet werden. Die Abteilung Zentrales Strafregister kann die Antrag stellende Verwaltung dabei unterstützen.

Weitere Informationen zu den sonstigen Bedingungen finden Sie in der nachstehenden Beschreibung des Antragsverfahrens.

Ablauf des Antragsverfahrens

Das nachstehende Antragsverfahren betrifft lediglich den Zugang der lokalen, regionalen oder föderalen öffentlichen Verwaltungen zum Zentralen Strafregister (Art. 594 Strafprozessgesetzbuch). 

Das Verfahren lautet wie folgt:

  • Förmlicher Antrag an die Abteilung Zentrales Strafregister Füllen Sie das Antragsformular aus und senden Sie es per E-Mail an strafregister@just.fgov.be zu Händen des Direktors des Zentralen Strafregisters. Bitte beachten: Bitte füllen Sie das Bewerbungsformular vollständig und korrekt aus. Die Abteilung kann nicht für fehlerhafte Formulare verantwortlich gemacht werden. 
  • Prüfung der Rechtmäßigkeit des Antrags Die Abteilung Zentrales Strafregister prüft die Rechtmäßigkeit des Antrags und untersucht in Absprache mit dem zuständigen Beauftragten für Informationssicherheit und/oder den behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB), ob ein Protokoll zur Datenverarbeitung (*) im Sinne von Art. 20 des Gesetzes vom 30. Juli 2018 über den Schutz der Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, oder eine besondere Vertraulichkeitserklärung im Sinne von Art. 10 des Gesetzes vom 30. Juli 2018 über den Schutz natürlicher Personen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten, erforderlich ist. Nötigenfalls wird die Abteilung Kontakt mit der Antrag stellenden Behörde aufnehmen, um zusätzliche Informationen einzuholen.
    (*) Ein Protokoll ist nicht erforderlich, wenn es bereits eine Reihe von Regulierungsstandards gibt, die die wesentlichen Elemente (die Zwecke, die Datenkategorien und die Empfänger) der beabsichtigten Mitteilung an die anfragende Stelle enthalten. In einem solchen Fall kann es jedoch als notwendig erachtet werden, zusätzliche Vereinbarungen über etwaige Lücken in der bestehenden Gesetzgebung in einen gesonderten Abkommen zu treffen.
  • Stellungnahme des Zentralen Strafregisters Der Direktor des Zentralen Strafregisters teilt Ihnen oder dem Antragsteller den Bescheid über Ihren Antrag auf Zugang mit. 
    Die folgenden Schritte gelten nur, wenn die Antrag stellende Verwaltung eine positive Stellungnahme erhalten hat.
  • Verfassung eines Protokolls Nötigenfalls und in Absprache mit dem Antragsteller folgt die Verfassung Protokolls gemäß Art. 20 des Gesetzes vom 30. Juli 2018 über den Schutz der Privatsphäre in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten oder eine besondere Vertraulichkeitserklärung.
  • Vertraulichkeitserklärung Die Vertraulichkeitserklärungen der einzelnen Nutzer werden dann über den zuständigen DSB an die Abteilung Zentrales Strafregister weitergeleitet. Die individuellen Vertraulichkeitserklärungen jedes autorisierten Benutzers werden von der Abteilung Zentrales Strafregister aufgezeichnet und verwaltet.
  • Erstellung einer neuen Auszugsart Nötigenfalls wird eine neue, spezifische Auszugsart erstellt, die nur die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält. Die Erstellung und Prüfung einer neuen Auszugsart kann je nach Situation und Komplexität der Vorschriften mehrere Monate dauern. 
  • Technische Anpassungen  Anschließend werden einige technische Anpassungen vorgenommen, um den Zugang zu ermöglichen.
    • Bei Verbindung über VPN: Aufbau und Test der VPN-Verbindung zwischen dem Antragsteller und der IKT-Abteilung des FÖD Justiz. Im Rahmen dieser Verbindung müssen gesonderte Formulare verwendet werden (die einzeln angeboten werden).
    • Bei einer Verbindung über den Webdienst werden die erforderlichen technischen Anpassungen in Absprache mit der IKT-Abteilung des FÖD Justiz vorgenommen. 
    • Erstellung der individuellen Logins und Rollen für die autorisierten Personen, die Zugang zum Programm des Zentralen Strafregisters (CJCS) erhalten müssen.

      Sobald alle technischen Anpassungen vorgenommen wurden, werden Sie oder der Antragsteller persönlich benachrichtigt, und der Zugang wird für alle autorisierten Nutzer freigeschaltet.
  • Nachbetreuung Ändert sich etwas an dem/den erhaltenen Zugang/Zugängen, z. B. aufgrund des Ausscheidens, des Rücktritts oder der Versetzung eines Benutzers? 
    In Anbetracht des besonders sensiblen Charakters der Daten im Zentralen Strafregister ist es äußerst wichtig, dass die Behörden, denen Zugang gewährt wurde, jede Änderung in Bezug auf den/die erhaltenen Zugang/Zugänge unverzüglich der Abteilung Zentrales Strafregister melden. Dies erfolgt durch Senden einer E-Mail an cjcs-sec@just.fgov.be.

Anlagen