Miteigentümervereinigungen

Seit dem 1. April 2017 ist jede Miteigentümervereinigung verpflicthet, die Daten ihres Gebäudeverwalters bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) zu registrieren.

Es handelt sich um eine Eintragung in Bezug auf seine Funktion als Gebäudeverwalter. Diese EIntragung besteht unabhängig von der Verpflichtung des Gebäudeverwalters, sein Unternehemen bei der ZDU eintragen zu lassen.

1. Wer muss sich eintragen lassen?

Jeder Gebäudeverwalter muss eingetragen werden, ob professionell oder nicht, ob natürliche oder juristische Person. Der vorläufige Gebäudeverwalter, der entweder von der Generalversammlung oder vom Richter ernannt wurde, muss ebenfalls eingetragen werden.

2. Wo und wann kann man sich eintragen lassen?

• Die Miteigentümervereinigung, der Gebäudeverwalter oder die bevollmächtigte Person muss die Eintragung bei einem Unternehmensschalter ihrer Wahl beantragen.
• Der Antrag auf Eintragung muss spätestens einen Werktag vor Beginn der Tätigkeit des Gebäudeverwalters eingereicht werden. Wenn der Gebäudeverwalter weniger als acht Werktage vor Beginn seiner Tätigkeit bestellt wird, muss die Entscheidung dem Unternehmensschalter innerhalb von acht Werktagen nach der Bestellung mitgeteilt werden.

3. Welche Unterlagen muss der Gebäudeverwalter seinem Antrag beifügen

• Die Unternehmensnummer der Miteigentümervereinigung.
• Einen Auszug aus der Bestellungs- oder Ernennungsurkunde des Gebäudeverwalters mit dem Datum der Bestellung des Gebäudeverwalters, seinem Nachnamen, Vornamen, Beruf und Wohnort.
  • Der Auszug aus der Bestellungsurkunde muss auch alle Daten enthalten, die es ermöglichen, den Gebäudeverwalter zu kontaktieren, insbesondere den Ort, an dem die Hausordnung und das Protokoll über die Beschlüsse der Generalversammlung eingesehen werden können.
  • Wenn es sich um eine juristische Person handelt: Rechtsform, Name, Gesellschaftssitz, Unternehmensnummer gemäß der Eintragung in der Zentralen Unternehmensdatenbank.
• Die Nationalregisternummer oder die Identifikationsnummer in der Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit des Gebäudeverwalters, wenn es sich um eine natürliche Person handelt, oder die Unternehmensnummer und die Nationalregisternummer.
• Wenn es sich um eine juristische Person handelt, die Unternehmensnummer sowie die Nationalregisternummer oder die Identifikationsnummer in der Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit ihres Vertreters.
• Eine Vollmacht, wenn die Miteigentümervereinigung einen Bevollmächtigten ernannt hat.

4. Was kostet die Eintragung, wer muss diese Kosten zahlen und wie?

Für jeden Antrag auf Eintragung, Änderung oder Löschung wird ein Betrag von 85,50 Euro verlangt. Dieser Betrag wird jährlich angepasst. Diese Kosten trägt die Miteigentümervereinigung.

5. Welche Unterlagen muss der Vertreter des Gebäudeverwalters vorlegen?

Er muss die gleichen Unterlagen vorlegen wie der Gebäudeverwalter (siehe Antwort auf Frage 1). Diesen Unterlagen ist eine Vollmacht beizufügen, die den Vertreter ermächtigt, im Namen und für Rechnung des Gebäudeverwalters tätig zu werden.

6. Was passiert, wenn die Unterlagen nicht vollständig sind?

Wenn die Akte nicht vollständig ist, teilt der Unternehmensschalter dies dem Gebäudeverwalter innerhalb von acht Tagen nach Eingang der Akte mit. Der Gebäudeverwalter muss dann die Akte vervollständigen.

7. Was ist zu tun, wenn ein Gebäudeverwalter durch einen neuen Gebäudeverwalter ersetzt wird? 

Die Daten des vorherigen Gebäudeverwalters müssen gelöscht werden. Der Antrag kann von der Miteigentümervereinigung, dem Gebäudeverwalter oder einer bevollmächtigten Person gestellt werden. Die Rechtfertigungsbelege (Nachweis über die Entlassung des Gebäudeverwalters durch die Versammlung) müssen dem Antrag beigefügt werden.

Die Miteigentümervereinigung, der Gebäudeverwalter oder die bevollmächtigte Person müssen dem Unternehmensschalter das Datum mitteilen, an dem der Verwalter gelöscht wird. Die Mitteilung muss spätestens einen Werktag vor der Löschung erfolgen.

Die Miteigentümervereinigung oder der neu bestellte Gebäudeverwalter (oder die beauftragte Person) müssen ihren Antrag auf Eintragung des neuen Gebäudeverwalters zusammen mit allen Unterlagen (siehe Antwort auf Frage 1) bei einem Unternehmensschalter ihrer Wahl einreichen.

Die Mitteilung an den Unternehmensschalter muss am letzten Tag vor dem Tag, an dem die Löschung in Kraft tritt, erfolgen. Wenn die Entscheidung weniger als acht Tage vor dem Inkrafttreten der Löschung getroffen wird, muss die Löschung dem Unternehmensschalter innerhalb von acht Tagen mitgeteilt werden.

8. Wann muss die Eintragung geändert werden? Welche Unterlagen sind dem Antrag beizüfugen? Was sind die Kosten dafür?

Jedes Mal, wenn sich der Status des Gebäudeverwalters ändert, muss die Eintragung geändert werden.

Der Antrag muss innerhalb der gleichen Fristen gestellt werden, die auch bei einer Löschung gelten.

Alle Unterlagen, die die Änderung bestätigen, müssen dem Antrag beigefügt werden.

Der Betrag von 85,50 Euro ist bei jeder Änderung der Eintragung zu zahlen. Wenn jedoch der Antrag auf Löschung des vorherigen Gebäudeverwalters und die Eintragung des neuen Gebäudeverwalters gleichzeitig eingereicht werden, beträgt der zu zahlende Betrag 85,50 Euro (Selbstkostenpreis 2017). Werden diese Anträge hingegen zu unterschiedlichen Zeitpunkten gestellt, muss der Betrag von 85,50 Euro zweimal gezahlt werden.

Die Erneuerung des Mandats des Gebäudeverwalters gilt nicht als Änderung, die dem Unternehmensschalter mitgeteilt werden muss.

9. Wie lange wird die Akte aufbewahrt?

Die Akte wird fünf Jahre lang von dem Unternehmensschalter aufbewahrt, der den Antrag, die Änderung oder die Löschung bearbeitet hat.

10. Wohin kann man sich bei Fragen wenden?

An den Unternehmensschalter seiner Wahl.

11. Welche Daten des Gebäudeverwalters werden in der Zentralen Datenbank der Unternehmen gespeichert?

Wenn es sich um eine natürliche Person handelt: Nachname, Vorname und Anschrift, Nationalregisternummer oder Identifikationsnummer bei der Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit. Wenn es sich um eine juristische Person handelt: den Gesellschaftsnamen und die Unternehmensnummer.

Bei natürlichen und juristischen Personen: das Datum, an dem der Auftrag beginnt.

12. Was ist, wenn der Unternehmensschalter die Eintragung ablehnt?

Wenn der Unternehmensschalter die Eintragung ablehnt, muss der Antragsteller einen begründeten Ablehnungsbescheid erhalten. Diese Ablehnung wird vom Unternehmensschalter innerhalb von acht Tagen nach Eingang der vollständigen Unterlagen mitgeteilt.

Wenn physische Versammlungen aus Gründen im Zusammenhang mit der Gesundheitskrise nicht möglich sind:

• Die Hauptversammlung kann gemäß Artikel 3.87, § 1, Absatz 1 Zivilgesetzbuch per Fernkonferenz stattfinden.
• Eine Lockerung des Einstimmigkeitserfordernisses gilt gemäß Artikel 3.87 § 11 Zivilgesetzbuch für die schriftliche Beschlussfassung.

Wenn physische Versammlungen möglich sind:

• Die Hauptversammlung kann gemäß Artikel 3.87, § 1, Absatz 1 Zivilgesetzbuch physisch oder per Fernkonferenz stattfinden.
• Eine Lockerung des Einstimmigkeitserfordernisses gilt gemäß Artikel 3.87 § 11 Zivilgesetzbuch bis zum 31. Mai 2022 für die schriftliche Beschlussfassung.

Wie wird der Syndikus ernannt?

Der Syndikus kann in erster Linie in der Miteigentumsregelung bestellt werden. Ist dies nicht der Fall, kann er auf der ersten Miteigentümerversammlung ernannt werden. Wird auf dieser ersten Generalversammlung kein Syndikus bestellt, kann jeder Miteigentümer oder jeder interessierte Dritte beim Gericht die Bestellung eines Syndikus beantragen (Art. 3.89 § 1 des Zivilgesetzbuchs). 
Der Syndikus wird zunächst für eine Amtszeit von bis zu drei Jahren ernannt. Das Mandat kann auf unbestimmte Zeit erneuert werden, darf aber keinesfalls stillschweigend verlängert werden. Die Erneuerung erfordert in jedem Fall einen ausdrücklichen Beschluss der Generalversammlung mit absoluter Mehrheit (Art. 3.89/§ 1, Absatz 4 des Zivilgesetzbuchs). Darüber hinaus kann der Syndikus nur Verpflichtungen eingehen, die seine Amtszeit von höchstens drei Jahren nicht überschreiten, es sei denn, er wird von der Generalversammlung dazu ermächtigt (Art. 3.89/§ 1 Absatz 5 des Zivilgesetzbuchs).

Wann endet das Mandat des Syndikus?

Nach Ablauf der festgelegten Frist (maximal drei Jahre) endet das Mandat des Syndikus. Danach kann die Person keine Befugnisse mehr wirksam ausüben und somit auch keine Generalversammlung einberufen. Der Syndikus hat die Pflicht, vor Ablauf des Mandats eine (außerordentliche) Generalversammlung einzuberufen. Auf dieser (außerordentlichen) Generalversammlung kann sein Mandat verlängert werden. Der Syndikus kann aufgrund der Tatsache, dass sein Mandat von der Generalversammlung nicht verlängert wird, keine Entschädigung verlangen (Art. 3.89/§ 1, Absatz 4 des Zivilgesetzbuchs).

Darüber hinaus kann die Generalversammlung den Syndikus jederzeit durch eine (außerordentliche) Generalversammlung mit einfacher Mehrheit abberufen. In diesem Fall könnte der Syndikus eine (möglicherweise durch Vereinbarung festgelegte) Entschädigung verlangen, wenn das Kündigungsrecht willkürlich ausgeübt wird (was auf einen Missbrauch des Kündigungsrechts hinausläuft) (Art. 3.89, § 7 des Zivilgesetzbuchs).

Schließlich kann der Syndikus natürlich auch von sich aus zurücktreten. Die betreffende Person muss ihr Amt jedoch so lange ausüben, bis die Generalversammlung einen Nachfolger bestimmt hat. Auch bei längerer Verhinderung des Syndikus durch Krankheit oder bei Nichterfüllung der Pflichten kann das Gericht auf Antrag der Miteigentümer einen vorläufigen Syndikus bestellen (Art. 3.89, § 8 des Zivilgesetzbuchs).

Was ist die außerordentliche Generalversammlung?

Die außerordentliche Generalversammlung kann vom Syndikus oder von den Miteigentümern (die mindestens ein Fünftel der gesamten gemeinsamen Bereiche vertreten, es sei denn, die Satzung sieht strengere Bedingungen vor) einberufen werden, wenn sie dies im Interesse der Generalversammlung für notwendig und wichtig halten (Art. 3.87/§ 2, Absatz 2 des Zivilgesetzbuchs). Diese außerordentliche Generalversammlung findet zusätzlich zur jährlichen satzungsmäßigen Versammlung statt. Die Person, die die Einberufung einer außerordentlichen Generalversammlung beantragt, muss die zu behandelnde Tagesordnungspunkte schriftlich angeben. Weigert sich der Syndikus in unzulässiger Weise, dies zu tun, oder kommt er der Aufforderung nicht nach, können die Miteigentümer das Gericht ersuchen, die Versammlung anzuordnen. Wie bei der Generalversammlung müssen die Einberufungsmodalitäten eingehalten werden. Ansonsten gelten die gleichen Regeln wie bei einer satzungsmäßigen Jahresversammlung.

Kann ein Mieter den Eigentümer auf der Miteigentümerversammlung vertreten?

Ja, ein Nichteigentümer kann den Eigentümer auf der Miteigentümerversammlung durch eine Vollmacht vertreten (Art. 3.87, § 7 des Zivilgesetzbuchs). Darüber hinaus ist der Syndikus verpflichtet, den Mietern mit Hauptwohnsitz im Gebäude Datum und Ort der Generalversammlung mitzuteilen. Der Mieter sollte nämlich die Möglichkeit haben, etwaige Bemerkungen oder Fragen zu den gemeinsamen Bereichen zu formulieren. Der Syndikus darf niemals eine Vollmacht übernehmen, da er neutral und unparteiisch sein muss.

Kann eine Generalversammlung der Miteigentümer aus der Ferne organisiert werden?

Ja, das Gesetz vom 20. Dezember 2020 sieht vor, dass Miteigentümer „aus der Ferne“ an der Miteigentümerversammlung teilnehmen können. Artikel 3.87, § 1, Absatz 1 des Zivilgesetzbuchs besagt, dass die Miteigentümer an den Beratungen physisch oder, wenn die Einberufung dies vorsieht, aus der Ferne teilnehmen können. 
Das Gesetz sieht auch vor, dass das Protokoll der Miteigentümerversammlung aus der Ferne erstellt wird und nach dem Verlesen vom Präsidenten, dem Schriftführer und allen Anwesenden zu unterzeichnen ist. Bei einer Versammlung aus der Ferne kann diese Unterzeichnung digital erfolgen.

Können Miteigentümer ohne Einberufung einer Generalversammlung Beschlüsse fassen? 

Im Rahmen der flexiblen Beschlussfassung und bei kleinen Miteigentümerschaften ist eine Generalversammlung nicht immer zwingend erforderlich, wenn die Miteigentümer einstimmig beschließen.
Artikel 3.87, § 11 des Zivilgesetzbuchs erlaubt es den Miteigentümern, Beschlüsse ohne Einberufung einer Generalversammlung zu fassen, z. B. um das Mandat des durch die Satzung bestellten Syndikus zu beenden. Dies ist jedoch an zwei Bedingungen geknüpft: Der Beschluss muss einstimmig gefasst werden und in einem schriftlichen Dokument niedergelegt sein. Nur die durch authentische Urkunde zu fassende Beschlüsse fallen nicht unter diese Lockerung. 

Formulieren Sie die Themen, die Sie den Miteigentümern vorlegen, sorgfältig. Und stellen Sie sicher, dass nur eine positive oder negative Antwort verlangt wird. Offene Fragen wie „Was halten Sie von...“ sind am besten zu vermeiden.

Ist die Bildung einer Kapitalreserve in der Miteigentümerversammlung obligatorisch?

Grundsätzlich ist die Bildung einer Kapitalreserve nach Ablauf einer Frist von fünf Jahren ab dem Datum der vorläufigen Abnahme der Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes obligatorisch (Art. 3.86, § 3, Punkt 1, Absatz 4 des Zivilgesetzbuchs). Der jährliche Beitrag zu diesem Kapital darf nicht weniger als fünf Prozent des Gesamtbetrags der ordentlichen gemeinsamen Kosten des vorangegangenen Geschäftsjahres betragen. Diese Verpflichtung zum schrittweisen Aufbau einer Kapitalreserve soll die Vorhersehbarkeit künftiger Ausgaben gewährleisten und die finanziellen Schwierigkeiten der Miteigentümer bekämpfen. 

Die Generalversammlung kann jedoch mit einer Mehrheit von vier Fünfteln der abgegebenen Stimmen beschließen, diese obligatorische Kapitalreserve nicht zu bilden (Art. 3.86, § 3, Punkt 1, Absatz 4 des Zivilgesetzbuchs).

In welchen Fällen kann die Miteigentümerversammlung als Verbraucher angesehen werden?

Das Gesetz vom 9. Februar 2024 ermöglicht es der Miteigentümerversammlung, unter bestimmten Bedingungen als Verbraucher eingestuft zu werden und somit den im Verbraucherrecht vorgesehenen Schutz zu genießen. Dieses Gesetz trat am 31. März 2024 in Kraft.

Erstens müssen mindestens 75 % der Anteile an den Gemeinschaftsbereichen Grundstücken zugewiesen werden, die nicht gewerblich genutzt werden können. Zur Beurteilung des Bestimmungszwecks werden einerseits die Miteigentumssatzung und andererseits die Grundurkunde herangezogen.  
Wenn dies der Fall ist, kann sich die Miteigentümerversammlung (Verbraucher) auf die Lehre von den missbräuchlichen Klauseln berufen. Es handelt sich um eine Liste (zu finden in Artikel VI.83 des Wirtschaftsgesetzbuchs), die Bedingungen enthält, die in einem Vertrag zwischen der Miteigentümerversammlung (Verbraucher) und einem Unternehmen ohnehin als verboten und nichtig gelten.  
Da die Miteigentümerversammlung häufig Verträge abschließt, wie z. B. Wartungsverträge für das Gebäude und bestimmte Anlagen, bietet diese Bestimmung einen wichtigen Schutz für die als Verbraucher eingestufte Miteigentümerversammlung. 

Für den Fall, dass die Miteigentümerversammlung die Voraussetzungen für die Einstufung als Verbraucher nicht erfüllt und daher mehr als 25 % der Anteile an den Gemeinschaftsbereichen auf Grundstücke entfallen, die einer gewerblichen Nutzung zugeführt werden können, sieht das Gesetz ebenfalls einen zusätzlichen Schutz vor. Nämlich dadurch, dass die Liste der missbräuchlichen Klauseln (in Artikel VI.91/5 des Wirtschaftsgesetzbuches) für Unternehmen auf die Miteigentümerversammlung anwendbar gemacht wird. 
Schließlich haben Miteigentümerversammlungen (Verbraucher), die einen Streitfall mit einem Unternehmen haben, von nun an die Wahl, sich an das Unternehmensgericht oder an das Gericht erster Instanz zu wenden. Umgekehrt muss das Unternehmen, das die Miteigentümerversammlung (Verbraucher) verklagen will, in Zukunft grundsätzlich vor dem Gericht erster Instanz klagen. Wenn die Miteigentümerversammlung als Unternehmen eingestuft wird, bleibt die ausschließliche Zuständigkeit für Streitigkeiten mit anderen Unternehmen beim Unternehmensgericht.